Die Heizkostenabrechnung ist Teil der Betriebskostenabrechnung eines vermieteten Gebäudes oder einer Eigentümergemeinschaft und umfasst die Kosten, die durch die Wärmelieferung und Warmwasserlieferung entstehen. In Deutschland ist die Heizkostenabrechnung durch die Heizkostenverordnung gesetzlich geregelt. Die technischen Details sind in der DIN 4713 ausgeführt. Die Heizkostenverordnung verpflichtet jeden Betreiber einer gemeinschaftlich genutzten Heizungsanlage zur verbrauchsabhängigen Abrechnung der Heizkosten. Dieser Verpflichtung kann man sich nicht durch Vertrag entziehen, d. h. sie ist unabdingbar. Eine Ausnahme gibt es nur für Gebäude mit bis zu zwei Wohneinheiten, von der eine vom Eigentümer selbst bewohnt wird.
Die Heizkostenabrechnung beginnt mit der Aufstellung aller Heizkosten, die in der Heizperiode angefallen sind. Dabei muss die Heizperiode in der Regel ein Jahr umfassen, aber nicht unbedingt mit dem Kalenderjahr übereinstimmen. So bietet sich als Abrechnungsstichtag beispielsweise der Abrechnungsstichtag des Gaslieferanten an.
Die erste Position der Heizkostenaufstellung ist die Zusammenstellung der Energielieferungen. Dabei werden die einzelnen Lieferungen mit Datum, Menge und Preis aufgelistet. Bei Energieträgern, die gelagert werden können, z. B. Öl oder Kohle, wird außerdem der Anfangsbestand zu Beginn der Heizperiode hinzugezählt und der Restbestand zum Ende der Heizperiode abgezogen. Bei Energieträgern, die nicht gelagert werden können, z. B. Gas, muss darauf geachtet werden, dass die Lieferungen periodengerecht berechnet werden. Das ist am einfachsten, wenn der Lieferant zum gleichen Stichtag abrechnet, zu dem die Heizkostenabrechnung erfolgt. Ansonsten muss der Gaszähler am Stichtag abgelesen werden, um den Gasverbrauch in der Abrechnungsperiode bestimmen zu können.
Zu den weiteren Positionen der Heizkostenaufstellung zählen die Kosten der Bedienung, Wartung und Reinigung der Anlage und des Heizungsraums, die Schornsteinfegerkosten, die Kosten des Betriebsstroms, die Kosten für die Erstellung der Heizkostenabrechnung und gegebenenfalls die Kosten für die Miete oder eine andere Art der Gebrauchsüberlassung von Erfassungsgeräten oder Meßgeräten, z.B. Heizkostenverteiler, Wärmezähler, Warmwasserzähler.
Bei größeren Heizungsanlagen kommt es vor, dass die Verbräuche unterschiedlicher Nutzergruppen mit unterschiedlichen Erfassungsgeräten ermittelt werden. So sind in dem Objekt z. B. Wohnungen, deren Heizkosten mit Heizkostenverteilern ermittelt werden, und Läden, die mit Wärmezählern ausgestattet sind. Oder der Betreiber der Heizungsanlage entschließt sich, diese Nutzergruppen wegen ihres unterschiedlichen Nutzungsverhaltens zu trennen. In diesen Fällen findet zunächst eine Aufteilung der Kosten nach Nutzergruppen statt. Dazu wird der Energieverbrauch der Nutzergruppen mit Wärmezählern gemessen (Vorerfassung) und die Gesamtkosten anteilig auf die Nutzergruppen verteilt. Die Aufteilung auf Nutzergruppen muss nicht vollständig nach dem Verbrauch erfolgen. Es kann auch ein Teil der Kosten, höchstens jedoch die Hälfte, nach der Wohnfläche, der beheizten Fläche oder dem umbauten Raum aufgeteilt werden.
Bei sogenannten verbundenen Anlagen, in welchen Heizwärme produziert und kaltes Wasser erwärmt wird, werden innerhalb der Heizkostenabrechnung nur die Kosten der Wassererwärmung umgelegt. Die Energiemengen, die zur Wassererwärmung benötigt werden müssen vorab mit separaten Wärmezählern erfasst werden. Die Kosten werden dann, ähnlich wie bei der Nutzergruppentrennung, auf Heizung und Warmwasserbereitung verteilt.
Eine Heizungsanlage hat, vom Brennstoff bis zur Raumluft, niemals einen Wirkungsgrad von 100 %. Daher geht ein Teil der von einem Nutzer bezogenen Energie verloren, entweder weil sie aus dem Gebäude entweicht, oder weil sie anderen Nutzern zugutekommt, durch deren Räume die Leitungen gehen oder die Wand an Wand mit dem heizenden Nutzer wohnen (Wärmeklau). Selbst wenn niemand heizt, entstehen durch den Bereitschaftsbetrieb der Heizungsanlage Kosten. Daher hat der Gesetzgeber bestimmt, dass nur ein Teil der Kosten, nämlich zwischen 50 und 70 %, nach dem Verbrauch abgerechnet werden darf (Verbrauchskosten) und der Rest nach der (beheizbaren) Wohnfläche bzw. nach dem umbauten Raum umgelegt wird (Festkosten). Seit der Novellierung der Heizkostenverordnung ist in bestimmten Objekten nur noch eine Verteilung im Verhältnis 30/70 erlaubt.
Im nächsten Schritt werden die gemessenen Verbräuche der jeweiligen Nutzergruppe addiert und die auf diese Nutzergruppe entfallenden Kosten durch die Summe der Verbräuche dividiert. Dadurch erhält man die Kosten je Einheit. Diese werden nun mit dem Verbrauch jedes einzelnen Nutzers multipliziert, um die Verbrauchskosten des Nutzers zu ermitteln. Entsprechend verfährt man mit den Wohnflächen, um die Kosten pro Quadratmeter und die Festkosten des Nutzers zu bestimmen. Beim Berechnen der Verbräuche ist bei Heizkostenverteilern darauf zu achten, dass je nach Ausführung der Heizkostenverteiler jeder Messwert mit einem individuellen Faktor (Bewertungs- bzw. Umrechnungsfaktor) beaufschlagt werden muss, damit die Heizleistung des Heizkörpers berücksichtigt wird.
Bei der Installation der erforderlichen Messgeräte obliegt dem Vermieter die Entscheidung, welche Geräte genutzt werden und ob sie gekauft oder gemietet werden. Die erstmaligen Gerätekosten sind in jedem Fall vollständig auf die Mieter umlagefähig, der Kaufpreis über eine Modernisierungsumlage, der Mietpreis sowie die Wartungs- und Eichkosten über die Heizkostenabrechnung selbst. (Quelle Wikipedia)
Basis für die Erstellung einer rechtssicheren Heizkostenabrechnung ist zunächst die komplette und fachgerechte Ausstattung aller Wohnungen bzw. Einheiten der Liegenschaft mit der von MAR empfohlenen Messtechnik. Wir favorisieren den Einsatz von Messgeräten die mit der Walk-by Technik einmal jährlich von außen abgelesen werden können. Diese moderne Form der Datenauslesung ist nicht nur für MAR von Vorteil, sondern auch für den Wohnungsnutzer äußerst komfortabel. Neben dem Verbrauchswert zum Ende der Abrechnungsperiode werden weiterhin die monatlichen Verbrauchswerte übertragen, so dass teure und zeitaufwändige Zwischenablesungen der Vergangenheit angehören. Auch Schätzungen wird es in der Regel nicht mehr geben müssen. Dies trägt deutlich zur Erstellung einer rechtssicheren Heizkostenabrechnung bei.
Ein weiterer ganz wichtiger Baustein für die Erstellung einer rechtssicheren Heizkostenabrechnung ist die exakte Ermittlung des Bewertungsfaktors. Hierfür ist zunächst die sorgfältige Aufnahme der heizkörperrelevanten Daten bei der Montage der Heizkostenverteiler durch den von MAR ausgewählten Montagebetrieb erforderlich. Die Heizkörpererkennung und die Heizkörperbewertung legt MAR in die bewährten Hände der Firma Thermosoft 2000.