Die Heizkostenabrechnung beginnt mit der Aufstellung aller Heizkosten, die in der Heizperiode angefallen sind. Dabei muss die Heizperiode in der Regel ein Jahr umfassen, aber nicht unbedingt mit dem Kalenderjahr übereinstimmen. So bietet sich als Abrechnungsstichtag beispielsweise der Abrechnungsstichtag des Gaslieferanten an.

Die erste Position der Heizkostenaufstellung ist die Zusammenstellung der Energielieferungen. Dabei werden die einzelnen Lieferungen mit Datum, Menge und Preis aufgelistet. Bei Energieträgern, die gelagert werden können, z. B. Öl oder Kohle, wird außerdem der Anfangsbestand zu Beginn der Heizperiode hinzugezählt und der Restbestand zum Ende der Heizperiode abgezogen. Bei Energieträgern, die nicht gelagert werden können, z. B. Gas, muss darauf geachtet werden, dass die Lieferungen periodengerecht berechnet werden. Das ist am einfachsten, wenn der Lieferant zum gleichen Stichtag abrechnet, zu dem die Heizkostenabrechnung erfolgt. Ansonsten muss der Gaszähler am Stichtag abgelesen werden, um den Gasverbrauch in der Abrechnungsperiode bestimmen zu können.

Zu den weiteren Positionen der Heizkostenaufstellung zählen die Kosten der Bedienung, Wartung und Reinigung der Anlage und des Heizungsraums, die Schornsteinfegerkosten, die Kosten des Betriebsstroms, die Kosten für die Erstellung der Heizkostenabrechnung und gegebenenfalls die Kosten für die Miete oder eine andere Art der Gebrauchsüberlassung von Erfassungsgeräten oder Meßgeräten, z.B. Heizkostenverteiler, Wärmezähler, Warmwasserzähler.

Bei größeren Heizungsanlagen kommt es vor, dass die Verbräuche unterschiedlicher Nutzergruppen mit unterschiedlichen Erfassungsgeräten ermittelt werden. So sind in dem Objekt z. B. Wohnungen, deren Heizkosten mit Heizkostenverteilern ermittelt werden, und Läden, die mit Wärmezählern ausgestattet sind. Oder der Betreiber der Heizungsanlage entschließt sich, diese Nutzergruppen wegen ihres unterschiedlichen Nutzungsverhaltens zu trennen. In diesen Fällen findet zunächst eine Aufteilung der Kosten nach Nutzergruppen statt. Dazu wird der Energieverbrauch der Nutzergruppen mit Wärmezählern gemessen (Vorerfassung) und die Gesamtkosten anteilig auf die Nutzergruppen verteilt. Die Aufteilung auf Nutzergruppen muss nicht vollständig nach dem Verbrauch erfolgen. Es kann auch ein Teil der Kosten, höchstens jedoch die Hälfte, nach der Wohnfläche, der beheizten Fläche oder dem umbauten Raum aufgeteilt werden.

Bei sogenannten verbundenen Anlagen, in welchen Heizwärme produziert und kaltes Wasser erwärmt wird, werden innerhalb der Heizkostenabrechnung nur die Kosten der Wassererwärmung umgelegt. Die Energiemengen, die zur Wassererwärmung benötigt werden müssen vorab mit separaten Wärmezählern erfasst werden. Die Kosten werden dann, ähnlich wie bei der Nutzergruppentrennung, auf Heizung und Warmwasserbereitung verteilt.

Eine Heizungsanlage hat, vom Brennstoff bis zur Raumluft, niemals einen Wirkungsgrad von 100 %. Daher geht ein Teil der von einem Nutzer bezogenen Energie verloren, entweder weil sie aus dem Gebäude entweicht, oder weil sie anderen Nutzern zugutekommt, durch deren Räume die Leitungen gehen oder die Wand an Wand mit dem heizenden Nutzer wohnen (Wärmeklau). Selbst wenn niemand heizt, entstehen durch den Bereitschaftsbetrieb der Heizungsanlage Kosten. Daher hat der Gesetzgeber bestimmt, dass nur ein Teil der Kosten, nämlich zwischen 50 und 70 %, nach dem Verbrauch abgerechnet werden darf (Verbrauchskosten) und der Rest nach der (beheizbaren) Wohnfläche bzw. nach dem umbauten Raum umgelegt wird (Festkosten). Seit der Novellierung der Heizkostenverordnung ist in bestimmten Objekten nur noch eine Verteilung im Verhältnis 30/70 erlaubt.

Im nächsten Schritt werden die gemessenen Verbräuche der jeweiligen Nutzergruppe addiert und die auf diese Nutzergruppe entfallenden Kosten durch die Summe der Verbräuche dividiert. Dadurch erhält man die Kosten je Einheit. Diese werden nun mit dem Verbrauch jedes einzelnen Nutzers multipliziert, um die Verbrauchskosten des Nutzers zu ermitteln. Entsprechend verfährt man mit den Wohnflächen, um die Kosten pro Quadratmeter und die Festkosten des Nutzers zu bestimmen. Beim Berechnen der Verbräuche ist bei Heizkostenverteilern darauf zu achten, dass je nach Ausführung der Heizkostenverteiler jeder Messwert mit einem individuellen Faktor (Bewertungs- bzw. Umrechnungsfaktor) beaufschlagt werden muss, damit die Heizleistung des Heizkörpers berücksichtigt wird.

Bei der Installation der erforderlichen Messgeräte obliegt dem Vermieter die Entscheidung, welche Geräte genutzt werden und ob sie gekauft oder gemietet werden. Die erstmaligen Gerätekosten sind in jedem Fall vollständig auf die Mieter umlagefähig, der Kaufpreis über eine Modernisierungsumlage, der Mietpreis sowie die Wartungs- und Eichkosten über die Heizkostenabrechnung selbst.  (Quelle Wikipedia)